Les entrepreneurs qui démarrent une nouvelle entreprise à Singapour et envisagent de louer un espace de bureau ne sont souvent pas familiarisés avec le processus de rédaction d'un contrat de location et tout le protocole et les documents qui y sont associés. Le but de ce guide est de vous aider à vous familiariser avec le processus de location de bureaux et le contrat de location à Singapour afin que vous puissiez gérer cette tâche plus facilement.
Il existe deux façons principales de trouver des bureaux à Singapour. La première consiste à embaucher un agent immobilier, tandis que la deuxième option consiste à rechercher par vous-même un espace de bureau. Dans la deuxième option, pour trouver un espace de bureau disponible à Singapour, vous devrez consulter les journaux locaux, les petites annonces et les sites Internet qui annoncent avoir de l'espace disponible. Gardez à l'esprit que le processus de recherche d'un espace de bureau par vous-même peut être une expérience très longue. L'embauche d'un agent immobilier est l'option la plus populaire à Singapour, d'autant plus qu'en règle générale, le propriétaire est responsable du paiement de la commission à l'agent et que cela ne coûtera rien au locataire.
Avant de signer un bail, vous devez considérer tous les coûts associés à la location d'un bureau à Singapour. Bien que vous puissiez payer le loyer de l'espace de bureau, vous devez également vous assurer que vous pouvez payer les autres factures associées à l'espace telles que l'électricité, les télécommunications, le nettoyage des bureaux, etc. Il y a aussi des frais accessoires que vous devez prendre en compte tels que assurance, etc…
Bureau de location - Conditions et pratiques courantes de location à Singapour
Les termes et conditions et les pratiques courantes de location varient d'un pays à l'autre et ce que vous pensez peut-être être accepté et réalisé dans votre pays d'origine n'est pas nécessairement le même dans un autre. Vous trouverez ci-dessous certaines des conditions et pratiques de location courantes que la plupart des propriétaires et des locataires suivent à Singapour.
Durée du bail
La pratique la plus courante pour la durée d'un contrat de location à Singapour est de 2 à 3 ans, avec des baux plus longs disponibles de 5 à 6 ans si vous avez l'intention d'occuper un espace plus grand. À la fin de la durée de votre bail, la plupart des propriétaires vous offrent la possibilité de renouveler pour une durée supplémentaire, généralement au prix du marché en vigueur au moment du renouvellement. Comme pratique courante, les propriétaires accordent généralement au locataire une option de renouvellement pour une nouvelle durée de durée similaire à un loyer convenu à l'avance par les deux parties ou au taux de location du marché en vigueur au moment du renouvellement.
Location
Généralement, le terme loyer brut est utilisé à Singapour. Le loyer brut est normalement payé sur une base mensuelle et comprend un loyer de base calculé par pied carré de surface de plancher, la taxe sur les produits et services (TPS) de 7 % si le propriétaire est une société inscrite à la TPS et des frais de service (en moyenne allant de 0,75 S$ à 1,20 S$ psf), qui fait référence au paiement des services de gestion générale fournis par le propriétaire, tels que la climatisation pendant les heures de bureau, l'entretien du bâtiment, les frais de gestion, les réparations du bâtiment et la sécurité. Le chiffre actuel des frais de service est généralement spécifié dans le contrat de location avec une clause qu'il peut changer pendant la durée du bail. Cela permet au propriétaire de récupérer auprès du locataire toute augmentation des frais de service.
Dépôts et autres frais à payer
Un dépôt de garantie remboursable équivalent à trois mois de loyer brut est une pratique courante et payable par le locataire en deux phases ; Un mois de loyer brut est attendu lors de l'échange des documents juridiquement contraignants, l'Intention de location par le locataire et la Lettre d'offre par le propriétaire, le solde étant payable à la signature du contrat de location, à l'occupation des locaux ou au début de la durée du bail , peu importe lequel vient en premier.
Le dépôt de garantie est remboursable sans intérêt à l'expiration de la location mais est soumis à la bonne exécution par le locataire des termes et conditions du contrat de location. Le bailleur se réserve le droit de déduire les frais et dépenses régulièrement à la charge du locataire du fait de tout manquement du locataire. Une caution de rénovation remboursable distincte est exigée par le propriétaire ou la gérance de l'immeuble si et quand vous avez l'intention d'effectuer des rénovations ou des travaux d'aménagement dans l'espace de bureau, et couvre les dommages causés aux parties communes de l'immeuble pendant la période de rénovation.
Les frais de préparation des documents, les droits de timbre, etc. doivent être convenus par les parties. Souvent, le propriétaire demandait au locataire de supporter le coût total ou partiel. La loi exige que le droit de timbre soit payable sur un contrat de location pour un bail de tout bien immobilier. Le droit de timbre est payable dans les 14 jours à compter de la date de l'Accord s'il est signé à Singapour et dans les 30 jours à compter de la date de réception à Singapour s'il est signé en dehors de Singapour. Les autorités fiscales de Singapour prennent au sérieux l'affranchissement tardif et le non-affranchissement. A titre indicatif, le droit de timbre peut être estimé à environ 0,4% de la valeur locative totale pour la durée du bail. Jusqu'à présent, par exemple, pour un bail de deux ans avec un loyer de 2000/mois, le droit de timbre serait de 192 (2000x12x2/250).
La taxe foncière applicable est payée par le propriétaire à Singapour. Cependant, il peut y avoir une clause dans le contrat de location qui permet au propriétaire de récupérer auprès du locataire toute augmentation de la taxe foncière attribuable aux locaux pendant la durée du bail.
Utilité et entretien
Le locataire est responsable de toutes les factures générales d'électricité et de télécommunication qui doivent être payées par compte direct aux fournisseurs de services concernés. Outre la fourniture de services de climatisation pendant les heures de bureau (la plupart des immeubles de bureaux à Singapour disposent d'une climatisation centralisée) par le propriétaire qui est comprise dans le loyer brut, les locataires peuvent également demander des services de climatisation après les heures de bureau moyennant un supplément. charge.
L'entretien et le nettoyage de l'extérieur des locaux et des espaces communs sont assurés par le propriétaire, et les locataires sont responsables du nettoyage et de l'entretien de tous les espaces intérieurs fonctionnels pour vous. Si vous le souhaitez, vous pourrez peut-être nommer l'entrepreneur de nettoyage désigné par le propriétaire pour entretenir également votre espace.
En fonction de la situation du parking à l'endroit où vous louez un bureau, des parkings saisonniers peuvent être attribués aux locataires en fonction de la surface totale louée, moyennant des frais mensuels d'environ 100 SG$ à 180 SG$ pour les bâtiments situés en dehors du Central Business District ( CBD) et S$170 à S$300 pour les bâtiments à l'intérieur du CBD.
Sous-location
La plupart des propriétaires n'autorisent pas le locataire à sous-louer tout ou partie de l'espace de bureau à moins que le propriétaire n'ait donné son consentement écrit. Au cas par cas, le propriétaire peut permettre au locataire de trouver un locataire de remplacement pour reprendre le bail.
Assurance
À Singapour, pendant la durée du bail, les locataires sont tenus de maintenir une police d'assurance responsabilité civile contre les allégations de blessures corporelles, de décès ou de dommages matériels ou toute forme de perte découlant de toutes les opérations du locataire dans les locaux. Les locataires sont également tenus d'assurer tous les meubles, agencements et installations de leur bureau contre les risques et les dommages. En cas de rénovation des bureaux, les locataires sont également tenus de souscrire une assurance Incendie et Risques Spéciaux pendant la durée des travaux.
Travaux de rénovation de bureaux
Un bureau à Singapour est généralement équipé d'installations standard d'un système de plancher cimenté et surélevé, de plafonds suspendus, de systèmes standard de gicleurs et de protection contre l'incendie, de conduits de distribution de climatisation centrale et d'éclairage de base et de garnitures de fenêtre.
Si vous avez besoin de personnaliser le bureau en fonction de vos préférences, vous pouvez le faire conformément aux termes et conditions stipulés par le propriétaire (les grands immeubles de bureaux maintiennent généralement un manuel d'aménagement standard) en ce qui concerne tous les aménagements. travaille dans les locaux. Dans de tels cas, vous pourrez peut-être négocier une franchise de loyer de deux semaines à trois mois selon l'espace et la surface au sol pour effectuer les travaux de rénovation.
Le coût des travaux d'aménagement dépend de la surface au sol, de la complexité de l'aménagement et des exigences techniques des différentes entreprises et des charges des prestataires de design d'intérieur ou des architectes. Il peut être grossièrement classé comme allant de 40 à 60 dollars singapouriens. pour un budget bas de gamme, S$70 – 90 p.s.f pour les budgets moyens et au dessus de S$100 pour un budget haut de gamme. Tous les travaux d'aménagement, qu'il s'agisse de modifications d'aménagements existants ou d'ajouts et de modifications, doivent être effectués avec l'accord du propriétaire et, comme dans la plupart des cas, le locataire est responsable de la remise en état des locaux de bureau dans son état d'origine au fin de la durée du bail.
Bureau de location - Processus de contrat de location
Comme pratique courante, les étapes impliquées dans la négociation et la signature d'un contrat de location à Singapour comprennent :
Lettre d'intention
Une fois que vous avez identifié l'espace de bureau qui correspond à vos besoins, il est temps de commencer la négociation du bail. Demandez à votre agent (ou faites-le vous-même si vous n'avez pas d'agent) de soumettre une lettre d'intention au représentant du propriétaire. La lettre d'intention, également connue sous le nom de lettre d'intention, est une courte lettre qui décrit les bases des conditions de location de bureaux que vous attendez du propriétaire et lui fait savoir que vous êtes sérieux au sujet de la location d'espace. Soyez patient pendant les négociations, car ce processus peut durer un certain temps jusqu'à ce que vous et le propriétaire parveniez à un accord.
Lettre d'offre
Dès réception d'une lettre d'intention, le propriétaire effectuera normalement une vérification de l'entreprise, y compris le capital versé de l'entreprise, pour s'assurer que l'entreprise sera en mesure de payer le loyer. Une fois que le propriétaire de l'espace de bureau est satisfait de la demande de l'entreprise et que les deux parties se sont entendues sur les conditions de base du bail, une lettre d'offre sera émise par le propriétaire avec un exemple de copie du document de contrat de location. Le propriétaire vous demandera de retourner une copie signée de la lettre d'offre avec des frais non remboursables. Lorsque la lettre d'offre est signée et que le dépôt non remboursable nécessaire est versé, les locaux seront sécurisés, sous réserve de la signature du contrat de location.
Contrat de location
Lors de la signature de la lettre d'offre, le propriétaire vous remettra un document de contrat de location pour signature. Le contrat de location à Singapour est normalement un document simple, cependant, si vous vous sentez nécessaire, vous pouvez utiliser un service juridique professionnel à vos propres frais. À ce stade, vous pouvez aller avec la documentation légale de votre propriétaire ou désigner votre propre avocat pour assister à la rédaction du contrat de location définitif.
Vous devez payer le droit de timbre à l'Internal Revenue Authority of Singapore (IRAS) une fois que vous avez signé le contrat de location. Le droit de timbre pour les baux impliquant un loyer fixe tout au long de la période de location, sera calculé sur la base du loyer brut et doit être payé dans les 14 jours à compter de la date d'exécution si le document est signé à Singapour ou dans les 30 jours suivant sa réception à Singapour si le document est signé à l'étranger.
Prendre possession
Après la signature du contrat de location et le versement du dépôt de garantie nécessaire, vous pouvez prendre possession du bien et êtes libre d'y emménager ou de procéder à des travaux d'aménagement en cas de besoin. Dans ce dernier cas, vous avez besoin de l'approbation du propriétaire pour effectuer toute transformation, modification et ajout aux lieux. À ce stade, vous devez vous concentrer sur la mise en place et le fonctionnement de votre nouveau bureau dès que possible. Vous devrez contacter les autorités compétentes pour obtenir des connexions telles que les services publics, le téléphone, Internet, etc. Vous devrez également penser à engager une agence de nettoyage de bureau ou une personne.
Bureau de location - Devriez-vous embaucher un agent immobilier ?
Comme dans toute grande ville, y compris Singapour, trouver le bon espace de bureau et le bon emplacement peut prendre du temps et être fastidieux. Les agents immobiliers passent beaucoup de temps à s'approvisionner sur le marché des bureaux pour suivre l'espace disponible, les tarifs de location en vigueur, etc.
Avoir un expert local avec des connaissances spécialisées pour vous aider augmentera vos chances de trouver le bon espace et d'obtenir la meilleure offre possible. En prenant en charge la plupart des aspects banals du processus de recherche de bureaux, un consultant immobilier vous permettra de consacrer votre temps à votre entreprise pendant qu'il s'occupe des problèmes de location de votre bureau, y compris la localisation de la bonne propriété, la négociation du bail en votre nom, la coordination du formalités administratives et autres aspects techniques du processus de location.
Mieux encore, comme pratique courante à Singapour, pour les locations immobilières supérieures à 2 500 S$/mois, les agents immobiliers ne facturent aucun frais au locataire. Le propriétaire paiera généralement la commission équivalant à un mois de loyer brut. La plupart des agents immobiliers à Singapour ne se livreront pas à des pratiques contraires à l'éthique telles que la collecte de commissions auprès du propriétaire et du locataire dans la même transaction sans connaissance préalable du propriétaire et du locataire. Pour une valeur locative mensuelle inférieure à 2 500 dollars singapouriens, le locataire est généralement invité à payer une commission équivalente à un demi-mois de loyer brut. Cependant, les spécialistes de rentofficetoday.com trouveront le meilleur bureau pour vous tout à fait gratuitement !
